Doktorandprogrammet i bildkonsts anvisningar för förhandsgranskning

Så här skickar du lärdomsprovsdelen eller lärdomsprovshelheten till förhandsgranskning.

Anvisningen har godkänts av direktionen för Bildkonstakademin den 31.8.2021 och trätt i kraft den 1.9.2021. 

Övergångstiden för de studerande som har inlett en förhandsgranskningsprocess innan anvisningen trätt i kraft är ett år. Övriga inleder förhandsgranskningen enligt den nya anvisningen. 

För vem är anvisningen för förhandsgranskning avsedd

Bildkonstakademins doktorandutbildnings anvisning för förhandsgranskning följs vid förhandsgranskning av lärdomsprovsdelar och lärdomsprovshelheter för doktorer i bildkonst. Strukturen för lärdomsprovet beskrivs i inledningen till anvisningarna för doktorsstudier. Anvisningen riktar sig i första hand till doktoranden, men den beskriver också handledarens, förhandsgranskarens och nämnden för förhandsgranskning roll i förhandsgranskningsprocessen. Förhandsgranskarens uppgifter beskrivs närmare i förhandsgranskningsnämndens arbetsordning. Handledarens uppgifter beskrivs närmare i handledarens anvisningar. 

Det finns en separat anvisning om granskningen av lärdomsprov (efter förhandsgranskningen/förhandsgranskningen). 

Förhandsgranskningsprocessen

Förhandsgranskningsprocessen består av två skeden. I det första skedet förhandsgranskas de delar som ska inkluderas i lärdomsprovet. Detta sker i regel i samband med att de presenteras offentligt. De delar som förhandsgranskats genom nämndens beslut godkänns för att inkluderas i lärdomsprovshelheten. I det andra skedet förhandsgranskas lärdomsprovshelheten. Detta sker när alla delar är klara. 

Roller och ansvar för nämnden för förhandsgranskning

Nämnden för förhandsgranskning svarar för förhandsgranskningen av lärdomsprovet och dess delar för doktorer vid Bildkonstakademin. Nämnden för förhandsgranskning består av sex experter på området, av vilka minst hälften står utanför Bildkonstakademin. Nämndens mandatperiod är fyra år. Nämnden utses av dekanen vid Bildkonstakademin. 

Efter att ha bekantat sig med forskningsplanen för en ny doktorand utser nämnden för förhandsgranskning två förhandsgranskare för lärdomsprovet efter att ha hört den ansvariga handledaren. Den ena är medlem i nämnden för förhandsgranskning och den andra är en utomstående förhandsgranskare. Utgångspunkten är att samma personer fungerar som förhandsgranskare för varje doktorandprojekt från början till slut. Om detta inte är möjligt har nämnden för förhandsgranskning befogenhet att utse en ersättande förhandsgranskare för någon. 

Vid behov kan nämnden också utse en extra förhandsgranskare för lärdomsprovet. En utomstående förhandsgranskare kan vid behov också granska lärdomsprovet. [se nämndens arbetsordning] I fråga om förhandsgranskarens jäv gäller § 27-30 i förvaltningslagen (434/2003). 

Doktoranden ges möjlighet att göra en anmärkning om valet av förhandsgranskare. Om doktoranden gör en anmärkning behandlar nämnden för förhandsgranskning ärendet vid följande sammanträde eller på annat sätt, om ärendet är brådskande.

Roller och ansvar för handledare i förhandsgranskningsprocessen

Vid förhandsgranskningen av de delar som ingår i lärdomsprovet stöds doktoranden i första hand av hans eller hennes ansvariga handledare. De bedömer också när lärdomsprovet och dess delar är klara för förhandsgranskning. Förordandet av en ansvarig handledare är en förutsättning för att processen för förhandsgranskning ska kunna inledas. Förordnandet skickas per e-post till nämnden för förhandsgranskning. Den ansvariga handledaren har å sin sida ett handledningsteam som stöd i denna roll. Doktorandprogrammets ledare utser en ansvarig handledare som hör till personalen, och en utomstående handledare för handledningen av lärdomsprovet för varje doktorand.  Dessutom kan en utomstående expert anlitas för att kommentera något av doktorandprojektets särskilda delområden. Tillstånd till detta ges av doktorandprogrammets ledare efter att ha hört doktoranden och den ansvariga handledaren. Dessa personer bildar tillsammans ett handledningsteam, vars verksamhet koordineras av en ansvarig handledare. Både den ansvariga handledaren och den externa handledaren ska i regel ha avlagt doktorsexamen. Av en utomstående expert krävs inte denna formella kompetens. 

I fråga om förhandsgranskningen av delar av lärdomsprovet hör det till den ansvariga handledarens uppgifter att stöda doktoranden att sammanställa förhandsgranskningsmaterialet på behörigt sätt samt att efter förhandsgranskningen gå igenom förhandsgranskarnas feedback. Han/hon håller också handledningsteamets övriga medlemmar uppdaterade om förhandsgranskningarna. Före förhandsgranskningen av lärdomsprovshelheten går den ansvariga handledaren igenom lärdomsprovshelheten och sammanställer kommentarerna från de övriga medlemmarna i handledningsteamet. När den ansvariga handledaren anser att arbetet i sin helhet är färdigt för förhandsgranskning föreslår han eller hon att doktorandprogrammets ledare beviljar tillstånd för förhandsgranskning. 

Doktorandens roll och ansvar

Doktoranden ansvarar för att hålla sin ansvariga handledare uppdaterade om hur lärdomsprovet framskrider och tillsammans med honom eller henne planera förberedandet av de delar av lärdomsprovet som ska förhandsgranskas. Doktoranden ansvarar för att lämna in det material som är avsett för förhandsgranskning för förhandsgranskning enligt anvisningarna i detta dokument. 

Förloppet för förhandsgranskning av lärdomsprov

Beroende på lärdomsprovets struktur kan det förhandsgranskas antingen i delar eller som en helhet. Fördelen med en förhandsgranskning i delar är att förhandsgranskarna då erbjuds möjlighet att bekanta sig med den konstnärliga delen när den är offentligt framlagd. Utgångspunkten är att det ska vara möjligt för förhandsgranskarna att resa till platsen. Om den del som ska förhandsgranskas visas offentligt utomlands eller på ett ställe som annars är svåråtkomligt genomförs förhandsgranskningen utifrån dokumentation, exposition eller en rekonstruktion som genomförs i Bildkonstakademins lokaler. I sådana fall godkänns formen för förhandsgranskningen av doktorandprogrammets ledare efter att ha hört den ansvariga handledaren. Allt material som lämnas in för förhandsgranskning ska ingå i den planerade lärdomsprovshelheten. 

En förhandsgranskning görs på basis av skriftliga utlåtanden av de förhandsgranskare som utsetts för varje studerandes lärdomsprov. Utgångspunkten för förhandsgranskningen är dock att hela nämnden för förhandsgranskning bekantar sig med alla delar av lärdomsprovet. Om förhandsgranskningsnämndens beslutar att underkänna delarna har doktoranden rätt att dra tillbaka det förhandsgranskade materialet från förhandsgranskningsprocessen, varvid förhandsgranskningsprocessen avbryts i dessa avseenden och dokumenten om den inte delges för kännedom till granskarna för lärdomsprovet, vilket annars görs vid positiva förhandsgranskningsbeslut. En doktorand har rätt att bemöta förhandsgranskningsutlåtandet. Han/hon ska överlämna detta till nämndens sekreterare inom 7 dagar från det han/hon tagit del av utlåtandena om förhandsgranskningen. I granskningsskedet av lärdomsprovet skickas bemötandena för kännedom till granskarna av lärdomsprovet tillsammans med förhandsgranskningsutlåtandena. 

Förhandsgranskningsprocessens faser och utsatta tider i anslutning till dem

För en av lärdomsprovets delar ska man i regel reservera cirka 4 månader för förhandsgranskningsprocessen. Motsvarande tidsram gäller också för förhandsgranskningen av lärdomsprovet i det andra skedet av förhandsgranskningsprocessen. Tiden räknas från den tidpunkt då doktoranden lämnar sitt lärdomsprov eller en del av det för förhandsgranskning och slutar när nämnden för förhandsgranskning har fattat sitt beslut. Dessutom ska tillräckligt med tid reserveras för planeringsskedet av förhandsgranskningen. 

Förloppet för den första förhandsgranskningen, dvs. förhandsgranskning av delar av lärdomsprovet

1) Planering av inlämnande till förhandsgranskning

Den ansvariga handledaren stöder doktoranderna när de ska lämna in material för förhandsgranskning. Tiden som går åt till att planera förhandsgranskningen beror på arbetets natur. En doktorand ska informera den ansvariga handledaren om planerade förhandsgranskningar i ett så tidigt skede som möjligt. Den ansvariga handledaren ska dock ges minst en vecka på sig att sätta sig in i ärendet. 

2) Sammanställning av förhandsgranskningsmaterial

Doktoranden ansvarar för att sammanställa förhandsgranskningsmaterialet. Den tid som går åt till att sammanställa förhandsgranskningsmaterialet beror på arbetets natur. Det lönar sig inte att underskatta den arbetsmängd som behövs för detta och det lönar sig inte att schemalägga denna fas till exempel till tidpunkten för uppförandet av utställningen, utan förbereda den i god tid på förhand. 

3) Ladda upp förhandsgranskningsmaterial till plattformen Research Catalogue

Den ansvariga handledaren stöder doktoranden när förhandsgranskningsmaterialet laddas upp. Doktoranden ansvarar för att ladda upp allt förhandsgranskningsmaterial till RC-plattformen i den exposition som han eller hon har utarbetat för detta ändamål, som en tydligt grupperad helhet eller dokumentation. 

Den ansvariga handledaren stöder doktoranden i att strukturera det material som ska förhandsgranskas på ett meningsfullt sätt och kommenterar den dokumenteringsstrategi som doktoranden har valt. Det är viktigt att helheten som ska förhandsgranskas är tydligt definierad på ett eller annat sätt. När förhandsgranskningsmaterialet är färdigt strukturerat i RC kopierar doktoranden plattformens share-länk och antecknar den i förhandsgranskningsblanketten. Användningen av RC-plattformen förutsätter ett personligt RC-konto som har skapats genast i början av studierna i en RC-presentation som ingår i de obligatoriska orienteringsstudierna eller i andra RC-utbildningar. 

4) Lämnande av förhandsgranskning

Doktoranden ansvarar för att materialet lämnas till förhandsgranskning. Den som utbildas till doktorand sammanställer allt det material som krävs för förhandsgranskningen och skickar det till sekreteraren för nämnden för förhandsgranskning. 

5) Förhandsgranskning

En förhandsgranskare har 3 månader på sig att göra förhandsgranskningen. Tiden räknas från det att material lämnades till förhandsgranskningen till att det skriftliga förhandsgranskningsutlåtandet ges ut. Sekreteraren för nämnden för förhandsgranskning sänder utlåtandena om förhandsgranskningen till doktoranden minst 10 dagar före nämndens möte. 

6) Genomgång av förhandsgranskningsutlåtandena och eventuellt bemötande

Den ansvariga handledaren stöder doktoranden i att gå igenom förhandsgranskningsutlåtandena och skriva ett eventuellt bemötande. En doktorand har rätt att sammanställa ett bemötande om förhandsgranskningsutlåtandena. Bemötandet ska inom en vecka (7 dygn) skickas till nämnden för förhandsgranskning via nämnden för förhandsgransknings sekreterare, som behandlar det som en del av det övriga förhandsgranskningsmaterialet. Om en eller flera förhandsgranskare föreslår att den förhandsgranskade delen ska underkännas, har doktoranden rätt att i bemötandet meddela att han eller hon drar tillbaka det material som han eller hon lämnat in för förhandsgranskning, varvid förhandsgranskningsprocessen avbryts. Den tillbakadragna delen kan senare i kompletterad form lämnas för förhandsgranskning på nytt enligt anvisningarna för förhandsgranskningsprocessen. 

7) Nämnden för förhandsgransknings sammanträde

Mötesförfarandet beskrivs i nämnden för förhandsgransknings arbetsordning. 

8) Beslut om förhandsgranskning

Nämndens beslut antecknas i en separat bilaga till protokollet, till vilken förhandsgranskarnas skriftliga yttranden bifogas. Nämndens beslut kan inte vara villkorligt, men eventuella kritiska kommentarer som antecknats i det bör beaktas när lärdomsprovet färdigställs. Nämndens beslut kan inte vara negativt om alla utlåtanden om förhandsgranskningen är positiva. Besvär kan inte anföras över nämndens beslut. 

Förloppet för förhandsgranskningen av det andra skedet, dvs. lärdomsprovshelheten

1) Planering av förhandsgranskning

Den ansvariga handledaren stöder doktoranderna i planeringen av förhandsgranskningen. Tiden som går åt till att planera förhandsgranskningen beror på arbetets natur. Den ansvariga handledaren ska dock ges minst en månad på sig att sätta sig in i lärdomsprovet. 

2) Sammanställning av förhandsgranskningsmaterial

Doktoranden ansvarar för att sammanställa förhandsgranskningsmaterialet. Den tid som går åt till att sammanställa förhandsgranskningsmaterialet beror på arbetets natur. Det lönar sig inte att underskatta den arbetsmängd som behövs för detta och det lönar sig inte att schemalägga detta skede till exempel strax innan man lämnar förhandsgranskningen, utan det lönar sig att samla in materialet i god tid på förhand. 

3) Säkerställande av textens autenticitet

Den ansvariga handledaren stöder doktoranden i granskningen av textens autenticitet (Turnitin-tarkastus). Efter att ha fått tillstånd av den ansvariga handledaren matar doktoranden in texten i systemet för plagiatidentifiering (Turnitin). Doktoranden korrigerar de brister som rapporten visar och kan vid behov konsultera den ansvariga handledaren. När alla nödvändiga korrigeringar har gjorts godkänner den ansvariga handledaren en autenticitetskontrollrapport som bifogas det material som skickas till nämnden för förhandsgranskning. Kontrollen av originalet gäller endast den verbala/skriftliga delen av manuskriptet. Ett manuskript ska matas in som textfil i programmet. 

4) Uppladdning av förhandsgranskningsmaterialet till plattformen Research Catalogue

Doktoranden ansvarar för att ladda upp allt förhandsgranskningsmaterial till RC-plattformen till den exposition som han eller hon har utarbetat för detta ändamål. Expositionen samlar de delar som tidigare granskats till en lärdomsprovshelhet. Tidigare förhandsgranskade delars RC-dokumentationer kan länkas till lärdomsprovshelheten antingen som sådana eller i ett längre bearbetat format. Den ansvariga handledaren stöder doktoranden att göra en ändamålsenlig strukturering av lärdomsprovet och kommenterar den dokumenteringsstrategi som doktoranden har valt. När lärdomsprovet är färdigt strukturerat i RC kopierar doktoranden plattformens share-länk och antecknar den på förhandsgranskningsblanketten. På förhandsgranskningsblanketten antecknar doktoranden också det planerade publikationsformatet för lärdomsprovet. Typiska alternativ är: a) lärdomsprovshelheten genomförs som exposition i RC b) Lärdomsprovshelheten består av en del som publiceras i pdf-format samt dokumentationen c) Lärdomsprovshelheten består av en tryckt bok, en pdf-version av den och en RC-bilaga. Även andra format är möjliga om den ansvariga handledaren förordar dem. Antingen en version som publiceras i pdf-format eller en RC-exposition är dock obligatoriska publikationsformer. Det rekommenderas att dokumentationen av de förhandsgranskade delarna länkas till den slutliga publikationen.

5) Ansökan om tillstånd för förhandsgranskning

När lärdomsprovshelheten och alla delar av den är klara för förhandsgranskning föreslår den ansvariga handledaren att doktorandprogrammets ledare ska bevilja tillstånd för förhandsgranskning. Doktorandprogrammets ledare har en månad på sig att bekanta sig med lärdomsprovshelheten och övervaka att doktoranderna korrigerar eventuella väsentliga brister som inte beaktats, varefter de beviljar förhandsgranskningstillstånd. Den ansvariga handledaren ansvarar för att hjälpa doktoranden åtgärda brister som framkommit. En ny autenticitetskontroll behöver inte göras under denna sista korrigeringsomgång. Efter att tillstånd till förhandsgranskning har beviljats kan förhandsgranskningen inledas. 

6) Lämnande av förhandsgranskning

Doktoranden sammanställer allt det material som krävs för förhandsgranskningen och skickar det till sekreteraren för nämnden för förhandsgranskning. 

7) Förhandsgranskning

Förhandsgranskarna har 3 månader på sig att göra förhandsgranskningen. Tiden räknas från det att material lämnades till förhandsgranskningen till att det skriftliga förhandsgranskningsutlåtandet ges ut. Utlåtanden av förhandsgranskaren ska tillställas nämndens sekreterare senast 14 dagar före mötet. Sekreteraren skickar utlåtandena om förhandsgranskningen till doktoranden minst 10 dagar före nämndens för förhandsgransknings möte. 

8) Genomgång av förhandsgranskningsutlåtandena och eventuellt bemötande

Den ansvariga handledaren stöder doktoranden i att gå igenom förhandsgranskningsutlåtandena och skriva ett eventuellt bemötande. En doktorand har rätt att sammanställa ett bemötande om förhandsgranskningsutlåtandena. Bemötandet ska inom en vecka (7 dygn) skickas till nämnden för förhandsgranskning via nämnden för förhandsgransknings sekreterare, som behandlar det som en del av det övriga förhandsgranskningsmaterialet. Om en eller flera förhandsgranskare föreslår att den lärdomsprovshelhet som ska förhandsgranskas underkänns, har doktoranden rätt att i bemötandet meddela att han eller hon drar tillbaka det material som han eller hon lämnat in för förhandsgranskning, varvid förhandsgranskningsprocessen avbryts. Den förbättrade lärdomsprovshelheten kan lämnas in för förhandsgranskning på nytt enligt anvisningarna för förhandsgranskningsprocessen. 

9) Nämnden för förhandsgransknings sammanträde

Mötesförfarandet beskrivs i nämnden för förhandsgransknings arbetsordning. 

10) Beslut om förhandsgranskning

Nämndens beslut antecknas i en separat bilaga med förhandsgranskarnas skriftliga yttranden. Nämndens beslut kan inte vara villkorligt, men eventuella kritiska kommentarer som antecknats i det bör beaktas när lärdomsprovet färdigställs. Nämndens beslut kan inte vara negativt om alla utlåtanden om förhandsgranskningen är positiva. Besvär kan inte anföras över nämndens beslut. Utlåtandena från förhandsgranskningen av både delarna i lärdomsprovet och lärdomsprovshelheten används som stöd i granskningsprocessen för lärdomsprovet och de skickas tillsammans med det övriga granskningsmaterialet till lärdomsprovets granskare. Efter utexamineringen av en doktorand är förhandsgranskningsutlåtandena offentliga dokument. 

Lämnande av förhandsgranskning

Den ansvariga handledaren stöder doktoranderna när de ska lämna in material för förhandsgranskning och ger 
tillstånd till förhandsgranskning för den del som ska förhandsgranskas. För att inleda förhandsgranskningen av lärdomsprovet behövs dessutom ett förhandsgranskningstillstånd som beviljas av doktorandprogrammets ledare. Doktoranden lämnar det färdiga förhandsgranskningsmaterialet till nämnden för förhandsgranskning. 

Material som skickas till förhandsgranskningen

Materialet som lämnas in för förhandsgranskningen kallas för förhandsgranskningsmaterialet. 

Vid förhandsgranskningen av delarna i lärdomsprovet ska materialet för förhandsgranskningen innehålla följande: 

1) Förhandsgranskningsblankett

I förhandsgranskningsblanketten specificeras den del som ska förhandsgranskas. På blanketten listas också alla dokument som ingår i förhandsgranskningspaketet. På blanketten antecknas dessutom share-länken till Research Catalogue, som gör det möjligt att komma åt förhandsgranskningsmaterialet som samlats på plattformen. 

2) Forskningsplan

Forskningsplanen är en väsentlig del av förhandsgranskningspaketet. I synnerhet vid förhandsgranskningen av delar av lärdomsprovet är det av central betydelse, eftersom den gör det möjligt för förhandsgranskaren att bedöma vilken roll den förhandsgranskade delen har i doktorsprojektet. I samband med förhandsgranskningen rekommenderas att forskningsplanen uppdateras till behövliga delar. Alternativt kan de förändringar som skett i förhållande till forskningsplanen i och med att doktorandprojektet framskridit beskrivas i ett länkat dokument. 

3) Följebrev

Följebrevet är en tydligt skriven kort redogörelse som beskriver rollen för den del som ska förhandsgranskas i den planerade lärdomsprovshelheten. Följebrevet ska också innehålla alla praktiska uppgifter som behövs för förhandsgranskningen, såsom datum, klockslag och adresser. 

4) Deldokumentation av lärdomsprovet som ska förhandsgranskas

Den del som ska förhandsgranskas kan till exempel vara ett enskilt verk, en utställning eller en kuraterad helhet. I förhandsgranskningspaketet ska en dokumentation av den del som ska förhandsgranskas ingå. Minimidokumentationen är en inspelning som laddats upp på RC-plattformen och som nämnden för förhandsgranskning kan använda som hjälp vid förhandsgranskningsmötet när den diskuterar den del som ska förhandsgranskas. Det rekommenderas dock att doktoranden redan vid beredningen av förhandsgranskningspaketet preliminärt utvecklar en dokumentationsstrategi som lämpar sig för den förhandsgranskade delens karaktär och som också kunde utnyttjas i den slutliga lärdomsprovshelheten. På så sätt kan sammanställandet av förhandsgranskningsmaterial på RC-plattformen bidra till att skissa upp det slutliga lärdomsprovet. 

5) Eventuellt övrigt material

I förhandsgranskningspaketet ska också allt kompletterande material som är väsentligt för att gestalta den del som ska förhandsgranskas, såsom utställningsinbjudan och pressmeddelande inkluderas. Bifogat material ska märkas ut som tilläggsmaterial och deras antal bör hållas rimlig. 

Vid förhandsgranskningar i det andra skedet ska förhandsgranskningspaketet innehålla följande:

1) Förhandsgranskningsblankett

I förhandsgranskningsblanketten specificeras den lärdomsprovshelhet som ska förhandsgranskas till alla delar. På blanketten listas också alla dokument som ingår i förhandsgranskningspaketet. I formuläret antecknas dessutom en share-länk som gör det möjligt att komma till förhandsgranskningsmaterialet som samlats på plattformen Research Catalogue. 

2) Forskningsplan

Forskningsplanen är en väsentlig del av förhandsgranskningspaketet. Rollen för förhandsgranskningen av lärdomsprovshelheten är dock endast formell och det lönar sig inte längre att satsa på att bearbeta den här. 

3) Följebrev

I samband med förhandsgranskningen av lärdomsprovshelheten är följebrevet en tydligt skriven kort redogörelse som summerar strukturen på den lärdomsprovshelhet som ska förhandsgranskas och som räknar upp de delar som redan förhandsgranskats. Följebrevet ska också innehålla alla praktiska uppgifter som behövs för förhandsgranskningen och en beskrivning av det slutliga publikationsformatet som planerats för lärdomsprovet. Om det planerade formatet är sådant att dess form och innehåll på ett väsentligt sätt sammanflätas med varandra (t.ex. exposition), ska helheten som lämnas för förhandsgranskning motsvara det slutliga formatet tillräckligt noggrant. Om det planerade publiceringsformatet däremot är till exempel en traditionell bok, rekommenderas det att man skiljer mellan textmassa och bildmaterial, varvid bilderna numreras och platserna anges i manuskriptet. 

4) En lärdomsprovshelhet som ska förhandsgranskas

I det andra skedet av förhandsgranskningsprocessen lämnas lärdomsprovet och alla dess delar för förhandsgranskning. Detta sker via RC-plattformen på samma sätt som vid förhandsgranskningen av delarna av lärdomsprovet. Av de tidigare förhandsgranskade delarna har dokumentationen eller presentationerna som utvecklats till expositioner nu färdigställts. De granskas inte på nytt en och en i detta skede, utan de granskas som en del av en helhet som definieras genom ett manuskript som sammanställer dem. 

5) Granskning av autenticitet

I det andra skedets förhandsgranskningspaket inkluderas Turnitin-rapporten som undertecknats av den ansvariga handledaren. Den bereds på det sätt som beskrivs i punkt 5.3. 

Förhandsgranskningsblankett