Peppi-instruktion: utrymmesbokningar
Du kan göra utrymmesbokningar i Peppi på många olika sätt.
På sidan utrymmesbokningar i Peppi hittar du länkar till olika verktyg med vilka du kan boka utrymmen. Dessa är:
- Egen kalender: vy för granskning av egna bokningar och verktyg för att göra nya bokningar
- Mötestider
- Gör en bokning: verktyg för att göra utrymmesbokningar
- Sökning av ledigt utrymme
I menyerna för resurssnabbsökning kan du snabbt granska kalendrar för olika resurstyper. Resurstyper är till exempel lärare, grupp eller utrymme. I dessa vyer kan man dock inte göra bokningar.
Snabbanvisning för bokning
Bokning till önskat utrymme
- Välj önskat utrymme i fältet Utrymmen. Du kan välja utrymmet på två sätt:
- Genom att skriva in utrymmets titel eller kod i fältet Utrymmen. När du valt utrymme får du ytterligare information om utrymmet genom att peka med musen på namnet på det utrymme du valt. Låst lås-ikon innebär att du inte har bokningsrättigheter till utrymmet i fråga.
- Genom att klicka på knappen ”sök lämpligt utrymme” ovanför fältet Utrymmen (bild av ett förstoringsglas) öppnas ett sökfönster där du antingen kan söka lokal på vissa villkor eller bläddra bland utrymmena enligt verksamhetsställe. Låst lås-ikon i förteckningen över utrymmen innebär att du inte har bokningsrättigheter till utrymmet i fråga.
- Välj de personer som ska läggas till utrymmesreserveringen i fältet Personer. Användarens namn visas som standard i person-fältet.
- Välj lämplig dag och klockslag i kalendern genom att måla
- En bokningsblankett där du kan kontrollera uppgifterna om bokningen öppnas för dig. Klicka till sist på Spara.
Bokning för önskat datum eller önskad tid
- Måla önskat datum/klockslag i kalendern t.ex. 1.4 kl. 10-12 (välj inte ännu något utrymme, välj dock dig själv som deltagare)
- På bokningsblanketten som öppnas klickar du på ”Sök lämpligt utrymme”, i detta skede vet systemet redan när tidpunkten för bokningen är och kan söka lediga utrymmen.
- Välj önskat verksamhetsställe och eventuellt typ av utrymme, kryssa för ”Utrymmet är ledigt”, så söker systemet endast efter lediga utrymmen.
- Välj någon av de lediga utrymmena på listan (vid utrymmet visas bilden av ett låst lås, om du inte har rätt att reservera utrymmet i fråga).
- Fortsätt att fylla i bokningsblanketten som vanligt och klicka till sist på Spara.
Kom ihåg att kontrollera utrymmesspecifika bokningsanvisningar och tilläggsuppgifter genom att föra muspekaren över namnet på utrymmet i fältet Utrymmen.
Detaljerad anvisning för att göra en bokning
Kalendervyer
Den egna kalendern öppnar kalenderns veckovy som standard. Du kan ändra vyn genom att klicka på månads- och dagsknapparna uppe till höger i kalendern.
Du kan gå till ett visst datum genom att klicka på knappen Gå till dagen, uppe till vänster i kalendern.
Kalendervyn kan också filtreras enligt utrymmen och personer under punkten Gör bokning. Användarens namn visas som standard i person-fältet
Kalenderns inställningar
I kalenderns inställningar kan du ange vad du vill att ska synas i kalendern.
Utförande av en utrymmesbokning
Ange önskade villkor under fältet Gör bokning. Genom att skriva 3 tecken börjar systemet söka efter resultaten i fråga.
Gå till önskat ställe i kalendern. Utnyttja vyerna eller Gå till dag-funktionen.
Måla önskad tidpunkt med musen nedtryckt. Valet visas i ljusblått.
Fönstret Ny bokning öppnas och där du kan ange nödvändiga uppgifter:
- Ämne: Bokningens rubrik
- Utrymme och verktyg: utrymme och/eller verktyg, välj lokal enligt utrymmets namn eller kod eller använd vid behov funktionen ”Sök lämpligt utrymme”.
- Tid (börjar – slutar) start- och sluttid för en enskild bokning
- Bokad för personerna: välj endast den person/de personer som denna bokning gäller
- Bokad för personerna = ansvarig person för bokningen (dvs. person för vilken bokningen har gjorts – detta är alltså inte nödvändigtvis samma sak som den som gjort bokningen/den som fört in uppgifterna) även om det som standard syns den som gjort bokningen.
- Dessa personer har rätt att redigera bokningen på samma sätt som den som gjort bokningen (den som ursprungligen fört in uppgifterna) och den som redigerat bokningen.
- Övriga deltagare: välj övriga personer som denna bokning gäller
- Deltagare har inte rätt att redigera bokningar.
- Deltagare i övrigt samma sak som bokad för personerna.
- Kostnadsställe: ett standardkostnadsställe läggs automatiskt till i användarens inställningar, men uppgiften kan också korrigeras manuellt.
- Tilläggsuppgifter om bokningen visas via länken Visa:
- Som utomstående deltagare kan man lägga till personer utanför organisationen (deras e-postadresser). Var noggrann med rätt form:
- Ange en person per rad i formen Matti Meikäläinen matti@example.com
- När du anger endast en person i fältet ”bokad för personerna” visas denna person för utomstående deltagare som den som skickat inbjudan.
- Mer information –här kan du ange mer information om bokningen.
- Bokning skapad – tidpunkt för skapande av bokning
Redigera bokning
Välj redigera i kalenderanteckningen (se ovan) ELLER i kalenderanteckningen vid bokningen Kugghjul – Redigera. På så sätt kan du redigera alla fält i kalenderanteckningen på samma sätt som tidigare när du skapar en ny bokning.
Radering av bokning
Bokningen kan raderas om:
- Användarens rättigheter är tillräckliga för att redigera bokningen (du är den som gjort bokningen eller du har antecknats som person i bokningen).
- bokningen är i framtiden (historiska bokningar kan inte redigeras
- Välj Kugghjul – Radera vid bokningen
- Bekräfta bokningen med knappen Radera
Granskning av kalenderanteckning
Du ser kalenderanteckningen genom att klicka på bokningen i kalendern.
Mötestider
Lärare och universitetets övriga tjänstemän, till exempel ISP-handledare kan öka antalet mötestider som är avsedda för studerande. Den studerande kan anmäla sig till de möten som erbjuds i vyn Mötestider. Samtidigt visas dessa mötestider som bokningar i den studerandes egen Peppi-kalender.
Du hittar de tillgängliga mötestiderna under rubriken Utrymmesbokningar vid Mötestider:
- Om du erbjuds mötestider ser du dem genom att klicka på namnet på den person som skapat mötestiderna (i exemplet Touho Ankka).
- Du kan boka en tid som passar dig genom att klicka på ”Boka mötestid”. I vyn som öppnas kan du om du vill skriva ett meddelande som sparas i bokningens uppgifter och som också syns i Peppi-kalendern för den person som skapat mötestiden.
- Bekräfta ännu deltagandet genom att klicka på ”Jag deltar i mötet”.
Sökning av ledigt utrymme
Du kan söka lediga utrymmen med två olika funktioner: Sök ledig tid eller Sök ett ledigt utrymme.
Funktionen Sök ledig tid
Du kan söka en veckas bokningar på basis av ett visst verksamhetsställe, typ av utrymme, utrymme eller personer. Bland utrymmestyperna kan studerandena reservera musikklassrum, föreläsningsklassrum och övningsklassrum med vissa begränsningar.
Du kan också göra en enskild bokning
Du kan klicka på den lediga tiden vid önskat utrymme, varefter du fyller i de nödvändiga fälten på bokningsblanketten. Mer information om de fält som ska fyllas i finns i vid Bokning av utrymmen.
Närmare bokningsanvisningar och annan information om utrymmet får du fram genom att föra muspekaren över låset.
Låst lås-ikon innebär att du inte har bokningsrättigheter till utrymmet i fråga.
Vyn visar lediga utrymmen med en tidsgräns på en timme.
Funktionen Sök ledigt utrymme
Du kan använda kalendervyn om du söker en ledig tid i ett visst utrymme eller söker ett ledigt utrymme för önskat datum eller tid.
Synkroniseringsinställningar i Outlook-kalendern
Egna synkroniseringsinställningar
I vyn Synkroniseringsinställningar i Outlook-kalendern kan du välja huruvida utrymmesbokningar som gjorts i Peppi automatiskt synkroniseras i din Outlook-kalender.
På sidan ”Synkroniseringsinställningar i Outlook-kalendern” i vid ”Bokningar av utrymmen och resurser” i Peppi (i Peppi eller Tuudo) kan du välja vilka bokningar i Peppi som flyttas till din Outlook-kalender.
När du har valt de uppgifter som ska överföras, överförs alla nya bokningar som motsvarar dina val i fortsättningen till din Outlook-kalender, och eventuella ändringar i Peppi synkroniseras också automatiskt. Om du ändrar inställningarna efter att bokningsuppgifterna redan har överförts från Peppi till Outlook-kalendern måste de tas bort från Outlook manuellt.
Det går inte att ändra eller ta bort bokningar i Peppi via Outlook-kalendern. Om bokningen tas bort från din egen Outlook-e-postkalender raderas bokningen endast från din egen kalender, inte från Peppi. Alla utrymmesbokningar görs, redigeras och raderas fortfarande i Peppi eller Tuudo. Det är bra att beakta detta till exempel när en timme ställs in, så att utrymmena kan användas av andra bokare.
Tips för Bokning av utrymmen
De rekommenderas att Peppi i första hand används med dator, eftersom Peppi inte har optimerats för mobilanvändning. Om du ändå redan nu vill boka utrymmen med en mobil enhet kan följande tips vara till hjälp:
- De första gångerna lönar det sig att göra bokningarna på datorn. När du först har blivit bekant med logiken i att göra bokningar med en större enhet blir det lättare att använda mobilen.
- Ju större enhet, desto enklare är användningen. T.ex. IPad eller surfplatta fungerar bättre än telefon.
- Tillåt enheten att vända skärmen i lodrät- och vågrät position. Den vågräta positionen är behändig till exempel när man vill se veckovyn i kalendern. Den lodräta positionen fungerar däremot bättre när man fyller i detaljer i bokningen (bokningsblanketten).
- Du kan redigera inställningarna i den egna kalendervyn med knappen Funktioner/Inställningar ovanför kalendervyn samt med knapparna Månad/Vecka/Dag.
- Om man vet att man gör en bokning för en viss dag lönar det sig att byta från kalendervy till dagsvy. Om avsikten är att reservera klassrum endast på vardagar lönar det sig att ta bort krysset vid Visa veckoslut.
- I kalenderns inställningar kan du också ställa in ett klockslag som kalendern visar, t.ex. om du i allmänhet övar mellan kl. 9-20 lönar det sig att ändra starttid och sluttid enligt detta.
Tips för att fylla i bokningsblanketten
- Om du vill ändra datum eller klockslag på blanketten, tryck tillräckligt länge på datum-/klockslagsfältet. Då förblir fönstret ”öppet”.
- Vid val av klockslag ska du använda pilarna ovanför och under klockslagsmenyn, de fungerar bättre än scrollning av klockslagen.
- Genom att zooma rutan så stor som möjligt till exempel när du ska spara gör det lättare att trycka på rätt knapp.